regio iT

Die regio iT GmbH ist der größte regionale IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen und unter anderem ansässig in unserer Heimatstadt Aachen. Zusätzlich ist sie ein Motor für die Digitalisierung in NRW und darüber hinaus. Das macht sie zu einem verlässlichen Partner für öffentliche Auftraggeber wie Kommunen, Schulen, Energieversorger, Entsorger sowie Non-Profit-Organisationen.
Die angebotenen Dienstleistungen erstrecken sich über strategische und projektbezogene IT-Beratung, Integration, IT-Infrastruktur und Full-Service in vier Leistungsbereiche: IT-Service und Betrieb, Verwaltung und Finanzen, Energie und Entsorgung, Bildung und Entwicklung.

Seit 2017 unterstützen wir die regio iT bei der Pflege und Instandhaltung ihres Webshops. Anfang 2023 erfolgte der erfolgreiche Wechsel von Magento Commerce zu der B2B-Shopsoftware ProLine.

Da die regio iT ein vielfältiges Portfolio für unterschiedliche öffentliche Träger (von Schulen bis Entsorger) anbietet, muss ihr Shopsystem flexibel sein. Auch deshalb ist unser gemeinsames Ziel ein nutzerfreundlicher Shop, der eine entsprechend hohe Nutzerakzeptanz aufweist: ProLine ermöglicht es mit seinen eingebauten Features, den heterogenen Kundengruppen von regio iT gerecht zu werden.

Die Nutzerakzeptanz haben wir gemeinsam durch mehrere Maßnahmen verbessert: Wichtig war vor allem, den Kunden eine schnelle & unkomplizierte Bestellung zu ermöglichen. Lange Freigabeprozesse und Bestellungen via E-Mail, Fax oder Telefon sollten die absolute Ausnahme werden.

ProLine bietet hierfür die perfekte Basis: Es erzwingt keinen strikten Freigabeworkflow, sondern arbeitet dynamisch. Durch diese Flexibilität entsprechen die Abläufe der Arbeitsrealität der Kunden. Freigabeschritte, die von einer Gesamtschule benötigt werden, aber nicht von einer Städteverwaltung, können ganz einfach übersprungen werden. Darüber hinaus kann der Kunde sehen, wo sich die Freigabe der Bestellung gerade befindet und welche Abteilungen sie bereits durchlaufen hat. Diese Transparenz erspart zeitintensives Nachhaken. Bestellwünsche im Warenkorb können zur Freigabe auch direkt an die zuständigen Kollegen weitergeleitet werden: ohne aufwendige Ausdrucke direkt digital im System des Shops.

Doch das ist noch nicht alles. Kataloge mit eigenen Kategorien und Produkten können speziell auf die Kunden zugeschnitten werden und erleichtern eine zügige Auswahl. Gesonderte Preise für unterschiedliche Kundengruppen sind so ebenfalls möglich.

Aufgrund der unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden von regio iT, haben wir ergänzend verschiedene Zahlungsarten implementiert. Ein von uns entwickeltes Leasingmodul haben wir für ProLine kompatibel gemacht, um mehr Übersichtlichkeit zu schaffen: Leasingraten werden nun im Shop direkt am Produkt angezeigt.

Die Anbindung des internen ERP-Systems an den B2B-Onlineshop ist essenziell: Die regio iT setzt beim ERP auf den Branchenriesen SAP in der Version S/4HANA.
Über die von der regio iT entwickelten SAP Integration Suite werden alle notwendigen Informationen bidirektional via API übertragen. Dazu gehören unter anderem: die Produktanlage, Echtzeitpreise, Verfügbarkeit oder die Übertragung einer Bestellung vom B2B-Onlineshop zu SAP. Dadurch kann das Shop-Team vermehrt den Fokus auf die Kundenberatung legen, da es spürbar weniger Daten händisch einpflegen muss.

In diesem Kontext ist die Anbindung an Icecat ebenfalls ein besonderes Highlight. Icecat ist ein Dienst aus dem Hard- und Softwarehandel, der die Produktspezifikationen hostet und ausliefert. Das bringt einen entscheidenden Vorteil bei der Datenpflege eines Onlineshops: Im ProLine-Shop können Produkte auch nur mit SKU, Preis und Menge angelegt werden.
Alle anderen Produktdaten wie Beschreibung, Produktdetails oder Bilder werden über Icecat automatisch ergänzt. Für Vertriebler und den Kundenservice bedeutet das: weniger manuelle, fehleranfällige Eingaben und mehr Zeit für die Kundenpflege.